Выбор региона
Ваш город: Лобня
Написать директору

Система бюджетирования и управленческого учета. Почему не только MS Excel?


Автор: Кибалко Кирилл Юрьевич
Директор ООО «Кворум Консалтинг»
Финансовые директора (особенно в небольших группах компаний) часто не задумываются о том, что система на платформе Excel ограничивает возможности финансового управления и какие риски она привносит в деятельность организации.

Microsoft Excel стал важным инструментом для многих офисных работников. Действительно, возможность набросать таблицу, отсортировать данные, просмотреть несколько вариантов расчета, красиво распечатать – все это с помощью Excel сделает практически любой пользователь компьютера. Во многих организациях бюджеты, планы, отчеты и прочие управленческие документы составляют, собирают, обрабатывают в таблицах Excel.

Автоматизация бюджетирования и управленческого учета на платформе Excel также является классикой жанра. Достаточно создать таблицы-шаблоны для ввода данных в центрах ответственности и шаблон сводной таблицы для консолидации – и система готова. Можно планировать бюджеты, собирать отчеты и обоснованно анализировать деятельность организации.

Однако со временем организация растет, появляются новые структурные подразделения, возникает необходимость вести аналитику по многочисленным разрезам (по клиентам, продуктам, каналам сбыта, регионам и т.д.), и вообще, количество документов увеличивается с каждым месяцем. В такой ситуации и к системе бюджетирования предъявляются новые требования.

Вместе с тем, по опыту автора статьи, финансовые директора (особенно в небольших группах компаний) часто не задумываются о том, что система на платформе Excel ограничивает возможности финансового управления и какие риски она привносит в деятельность организации.

Чтобы разобраться в этом вопросе, попробуем сформулировать ключевые требования и проанализировать, насколько система на Excel может удовлетворить им.

Проверим систему бюджетирования и управленческого учета на прочность

Насколько надежна и достоверна информация в системе?

В качестве источника информации система бюджетирования и управленческого учета может использовать либо данные первичного учета, либо рассчитанные самостоятельно силами центра ответственности агрегированные строки бюджетных отчетов и значения финансовых показателей. На взгляд автора статьи, системы, работающие «от первичного документа», имеют массу преимуществ, в частности:

- Больше исходной информации – больше возможностей для аналитики, а первичные документы – это наиболее полный из доступных источников информации;

- Не нужно полагаться на качество расчета агрегированных показателей силами центров ответственности. Таким образом, можно застраховаться от ошибок работника ЦО при выполнении расчетов, да и от злого умысла (очевидно у читателя еще свежа в памяти история с подделкой отчетности в корпорации Enron);

- Практика показывает, что функции агрегации данных управленческого учета в компаниях среднего размера выгодно централизовать для того, чтобы избавить работников центров ответственности от лишних функций и, заодно, сэкономить время на их обучении и контроле.

Excel является «персональным» инструментом и не предназначен для хранения больших объемов информации. Большие Excel-таблицы медленно открываются и сохраняются, возникает риск сбоев. Поэтому большинство систем управленческой отчетности, построенных на Excel, не хранят первичных данных, а работают только с агрегированными показателями.

Можно ли подключить к работе с системой других сотрудников?

Гибкость системы на Excel практически безгранична. Любой пользователь может изменить в системе буквально все – и структуру таблицы, и формулы обработки информации, и сами данные. Когда система находится в руках ее автора и администратора, такая возможность идет во благо, зато в руках исполнителя, которого привлекли к работе с системой, гибкость системы превращается в гранату с выдернутой чекой.

Исполнитель может случайно внести новые данные, но не убедиться, что они вошли в диапазон ячеек, указанных в формуле. Перенес данные из одной колонки в другую и опять не отследил изменившуюся ссылку на другом листе. Сделал для себя проверочную формулу и случайно сохранил таблицу в измененном варианте вместо оригинального. Такие ошибки, к сожалению, являются неотлучными спутниками систем на Excel.

Организационными методами бороться с этими ошибками довольно сложно. Реальный метод противодействия – назначение единственного исполнителя, ответственного за таблицу. Но во многих организациях один сотрудник может не осилить требуемую нагрузку, да и не нужно забывать о необходимости подмены сотрудника на случай болезней, отпусков, увольнения и т.д.

Можно ли сделать ретроспективные выборки и агрегированные по времени отчеты?

Данные в системах на платформе Excel обычно располагают в разных файлах, упорядоченных по времени, а данные по отдельным центрам ответственности располагают на закладках в таблице. Например, отчет за январь 2005 года может находиться в файле «Отчет_янв_2005.xls» и содержать закладки «Консолидированный отчет», «Компания Альфа», «Компания Бета», «Компания Гамма» и т.д.

Консолидированную отчетность за месяц мы получаем на закладке «Консолидированный отчет» автоматически. Но вот при необходимости построить сводный отчет за квартал или за год потребуется извлечь данные из нескольких таблиц, а это уже сопряжено с некоторыми трудностями. Конечно, можно воспользоваться функцией Excel «Сводные таблицы», но для этого нужно создать, во-первых, одинаковую структуру в таблицах с данными по месяцам, а во-вторых, грамотную систему именования файлов, чтобы не допустить ошибок. Кроме того, нужно обладать и желанием разбираться в функциях Excel, ведь, несмотря на огромный набор возможностей этого продукта, большинство пользователей достаточно слабо знают их, а поэтому и не используют.

На практике агрегированные по времени отчеты и другие ретроспективные выборки в Excel-системах реализуются обычным копированием данных из нескольких таблиц в одну. Как следствие, сводная таблица не будет пересчитана автоматически при изменении исходных данных, что провоцирует риск ошибки в сводном отчете.

Насколько защищена финансовая информация от несанкционированного доступа?

Информация, обрабатываемая в системе бюджетирования и управленческого учета, в большинстве организаций является конфиденциальной. Безрассудное пребывание в счастливом неведении относительно того, что к этой информации тянутся руки конкурентов и других недоброжелателей не может положительно сказаться на стабильности организации.

Информацию в Excel-таблицах очень сложно защитить от несанкционированного доступа. В Excel нет возможности дать пользователю право доступа только к части таблицы. То есть любой, имеющий доступ к файлам с финансовой информацией, сразу получает к ней полный доступ.

Совсем несерьезен тезис о защите Excel-таблиц паролем. Для тех, кто не знает, уточним, что такая защита аналогична большому старому амбарному замку на сарае – она защищает только от честных людей. Любой злоумышленник откроет «защищенную» паролем Excel-таблицу очень быстро, используя программы для «восстановления утерянных паролей к Excel», которых в Internet можно найти достаточно много.

Как развивается система?

Автор системы на платформе Excel должен отдавать себе отчет, что функциональность системы он разрабатывает сам и только сам. Excel не содержит прикладных функций и, например, автоматическое разнесение (аллокацию) накладных расходов Excel сделать не сумеет, пока не будет написана необходимая формула или макрос.

Нельзя сказать, что грамотный финансист не сможет реализовать эти алгоритмы – они известны и понятны. Но их разработка требует времени, а его обычно не хватает. К тому же разработка требует хотя бы поверхностного понимания основ программирования.

Конечно, на начальном этапе развития бизнеса все эти сложные расчеты не требуются, но когда перечень центров ответственности содержит десятки строк, набор бюджетов не ограничивается только бюджетом движения денежных средств, а количество видов разносимых накладных расходов становится больше двух, без автоматизации обойтись становится очень трудно.

Важно отметить, что самостоятельно разработанную систему сложно развивать, т.к. зачастую автор системы по прошествии нескольких месяцев сам забывает ее внутреннее устройство, а документировать такие системы, к сожалению, не принято.

Насколько надежна система в целом?

Система бюджетирования и управленческого учета на платформе Excel требует постоянной заботы со стороны ее пользователя. Отметим наиболее критичные участки:

- Нужно составить, помнить и соблюдать систему ведения Excel-файлов, например, базирующуюся на именах файлов;

- Нужно постоянно заботиться о сохранности Excel-файлов, резервном копировании, ведь обычно такие системы располагаются на персональном компьютере финансиста;

- Нужно постоянно контролировать, что при работе с данными (первичный импорт, дальнейшие модификации) не нарушены формулы. Ошибки в сложных формулах тяжело найти, а их результатом являются неверные финансовые отчеты;

- Нужно контролировать, что при работе с таблицей (моделирование, анализ и т.д.) случайно не будет перезаписаны исходные данные.

Список критических вопросов в адрес систем на платформе Excel можно продолжать, но многие из них будут парированы ссылками на удобство в работе, наглядность и простоту таких систем. Разумным выходом из этой ситуации является создание системы, ядро которой построено на промышленной платформе.

Сопоставление вариантов бюджета

Чтобы сопоставить разные сценарии развития со­бытий, необходимо сформировать несколько вари­антов бюджета. Если бюджетная модель занимает один файл, то создать ее альтернативу не составит труда. Нужно сохранить файл под другим именем и скорректировать исходные параметры.

Гораздо сложнее реализовать данную задачу в случае сложной бюджетной модели, состоящей из нескольких связанных формулами файлов с боль­шим количеством листов. Все эти файлы необходи­мо открыть, внести новые данные, удостовериться в том, что связанные таблицы обновились корректно (особенно сводные), и, наконец, не забыть сохранить внесенные изменения. Конечно, при такой много­ходовой комбинации вероятность возникновения ошибок много кратно возрастает.

Набор аналитик

Бюджет компании, как правило, содержит поряд­ка 4-5 аналитик (версия бюджета, статьи, период, вид деятельности, номенклатура, контрагент и пр.). Исполь­зовать для его составления стандартные таблицы с не имеет смысла, поскольку в них можно разместить только две аналитики (по столбцам и по строкам). Для отображения сложной бюджет­ной формы следует применять иерархические или сводные таблицы.

Использования указанного подхода в разы усложняет работу по подготовке отчетных форм и увеличивает вероятность возникновения ошибок.

План-факт анализ

В случае использования нескольких учетных систем (например бухгалтерский учет в 1С) план-факт анализ связан с рядом неудобств, например, необходимостью приводить плано­вые и фактические данных к единому формату. В частности, если бюджеты создаются в MS Excel, а фактические данные выгружаются из 1С, причем количество или перечень аналитических разрезов не совпадают, то для корректного план-факт анализа потребуется дополнительная обработка выгруженных данных, с последующей ручной корректировкой.

Так же в связи с тем, что данные перегружаются из других систем(из 1С), нет возможности обратиться к источнику информации (к документам в 1С).

Регламентация процедур

В специализированных программных продуктах (БИТ.ФИНАНС) заложена возможность регулирования хода бюджетного процесса на основании установленных в компании регламентов. К сожалению, у MS Excel такой функции нет.

Корректность и достоверность получаемых данных

Корректность получаемых данных - неоспоримое требование, предъяв­ляемое к любой учетной системе. Ошибки при бюджетировании в MS Excel, как правило, являются следствием использования многочисленных формул на больших массивах данных. Программа позволяет создавать формулы со сложнейшими конструкциями, но, к сожалению, не обеспе­чивает должного контроля их правильности. Вручную ошибки найти тя­жело, приходится создавать целую систему проверки формул и ссылок. Например, вводить проверочные формулы для основных показателей на страницах с исходными данными.

Защита информации

Вряд ли найдется компания, в которой бюджеты не относились бы к конфиденциальной информации. Под их защитой, как правило, понимается, обеспечение устойчивости системы к взлому, разграничение доступа к данным, ведение журналов изменений.

MS Excel не позволяет ограничить доступ к отдельным фрагментам книги. Пожалуй, единственное, что можно сделать, это объединить нежелатель­ные для просмотра строки или столбцы в группу и защитить образованную область от изменений (Меню программы/Сервис/Защита). Однако такой способ не всегда применим и не вполне надежен.

У программы нет и функции ведения журнала изменений. Следователь­но, не контролируется внесение правок в книги и не сохраняется история работы с данными. Как следствие, возрастает риск потери данных из-за ошибочных действий сотрудников.

Таким образом. MS Excel не имеет качественных механизмов защиты, поэтому информацию, хранящуюся в электронных книгах, очень сложно уберечь от несанкционированного доступа.

Возможность одновременной работы пользователей

В MS Excel достаточно сложно работать коллективно, поскольку несколько сотрудников не могут одновременно открыть один и тот же файл для редак­тирования. Чтобы не тормозить процесс формирования бюджета, сотрудники копируют первоначальный вариант, вносят свои поправки, в результате чего появляются несколько версий первоначального файла. В итоге возникает путаница, порождающая еще большие потери времени, а иногда и данных.

Синхронизация бюджетных форм

Чтобы обновить (синхронизировать) бюджеты после изменения одного из параметров, достаточно открыть все взаимосвязанные файлы в MS Excel и ответить положительно на запрос программы о необходимости в обновле­нии связей. Стоит отметить, что ответственному сотруднику приходится хранить весь список таких файлов. Если он забудет, хотя бы про одну книгу и упустит ее при обновлении, возникнет несоответствие данных.

Работа с большими массивами данных

Между размером базы данных и скоростью ее обработки в MS Excel су­ществует обратно-пропорциональная зависимость - чем больше база, тем ниже скорость. Таким образом, если итоговые бюджеты формируются пос­редством многоступенчатой системы ссылок на файлы-первоисточники, процедура обновления взаимосвязей или сохранения данных может занять несколько минут или привести к «подвисанию» компьютера. Как показыва­ет практика, таким проблемам наиболее подвержены файлы, содержащие формулы для работы с массивами данных (как упомянутая выше ВПР) и сводные таблицы.

Совместимость с другими учетными системами

Фактические данные, необходимые для контроля исполнения бюджета и план-фактного анализа, как правило, генерируются непосредственно в финансовой службе или поступают из других подразделений компании. В связи с этим возникает задача совместимости информационных систем, используемых в компании.

С этой точки зрения MS Excel является одной из самых не универсальных программ, поскольку большинство данных требует РУЧНОЙ переноски в таблицы MS Excel.

Средство по росту

Учитывая ограниченные возможности программы, бюджетирование в MS Excel допустимо и оправданно лишь в некоторых случаях. Например, в период постановки финансового планирования, когда компания только начинает знакомиться с новым инструментом управления.

Рано или поздно наступает момент, когда в компании понимают, что средств MS Excel явно недостаточно для эффективного бюджетирования и необходимо искать альтернативу. Переход на специализированные сис­темы бюджетирования позволяет облегчить процесс сбора информации, сократить сроки и повысить качество подготовки бюджетов, согласования договоров и заявок на платежи. Таким образом компания приобретает эффективный механизм бюджетного контроля

Почему нужно переходить c MS EXEL на платформу «1С:Предприятие»

Двойной ввод информации в разные системы

Дело в том, что Excel удобен с точки зрения сбора плановых показателей в разрезе нескольких(2-3 max) аналитик, обычно это статья и ЦФО. А вот фактические данные нужно переносить вручную или с помощью самописных обработок. При этом теряется связь с первичным источником этих данных (часто это документы бухгалтерского учета).

Причинами использования MS Excel для автоматизации бюджетирования являются быстрое и недорогое внедрение процессов планирования, доступность и простота освоения продукта. Причем в подавляющем большинстве случаев имеющиеся в этом продукте средства до конца не используются - пользователям хватает возможности вводить, просматривать, искать и печатать данные.
Вместе с тем, у бюджетирования на основе MS Excel есть и серьезные недостатки. В этой системе сложно коллективно работать, даже два сотрудника не могут одновременно пользоваться одним файлом. Также невозможно составлять несколько вариантов бюджета: для каждого нового варианта приходится заводить свой файл, что приводит к путанице и чрезмерной нагрузке на сервер. Консолидировать данные нужно вручную, что вызывает большое количество ошибок и несоответствий. Кроме того, практически не разграничиваются уровни доступа к данным, то есть все данные доступны всем пользователям, тогда как на практике некоторые данные должны быть доступны только топ-менеджменту. Функции защиты данных от исправлений также отсутствуют. Наконец, у системы низкая производительность. Например, при редактировании бюджета, составленного на 3 года по десяти ЦФУ с разбивкой по месяцам, придется не только открывать все документы, с которыми связан бюджет, но и очень долго пересчитывать все данные после внесения каждого изменения. Прогнозирование при большом массиве данных в этой системе также затруднено.

Реальное письмо от клиента:

«Все бюджеты готовлю в EXCEL, все устраивало, но в последние время (кризис подействовал) директор требует разработки нескольких вариантов месячных бюджетов, в соответствии с ними - несколько вариантов квартальных бюджетов, и соответственно все изменившиеся годовые, при этом надо то в одной форме, то в другой , то по ЦФО, то по бизнес-единицам. Кроме этого надо постоянно подавать на стол факт за месяц, за квартал и БДДС, И БДР, и тоже в разрезе ЦФО, в разрезе бизнес единиц. у меня уже ссылка на ссылке. Где то даст ошибку, и на всех документах, или где-нибудь строчку добавил, и все ссылки нет, а за всем не уследишь, море цифр, где притаилась неправильная и не поймешь. а надо все в кратчайшие сроки, я чувствую себя элементарной машинисткой, так как для анализа совершенно нет времени, постоянно надо создавать новую табличку, и ссылки, ссылки.... кто сталкивался с такой проблемой? Как вы ее решили? может какую-нибудь программу?»

Итак, резюмируем недостатки автоматизации бюджетирования в MS Excel:

  • низкая производительность при работе с большими объемами данных;
  • недостаточная функциональность для бюджетирования (нет средств регламентации процесса, нет полноценного OLAP-анализа (все же сводные таблицы – это не полноценный OLAP), отсутствует описание финансовой структуры, аналитических признаков и др.);
  • нет многопользовательского доступа;
  • нет гибких механизмов разграничения доступа к данным;
  • большие трудности с консолидацией.


Видение ситуации со слов клиентов:

На данный момент большая часть функций по краткосрочному и текущему планированию и управлению денежными потоками реализованы в сложных формах MS Excel. Проблемы:

  • Платежный календарь на месяц в разбивке по дням формируется в MS Excel и частично автоматизирован функционалом MS Excel . Большинство операций и данных вводятся вручную.
  • Платежный календарь на текущий день для исполнения формируется в усеченном варианте детализации в MS Excel полностью вручную на основании документов на оплату и информации от инициаторов оплат.
  • Получения заявок на проведение оплаты происходит либо с помощью электронной почты, либо в бумажном виде.
  • Управление кредитным портфелем группы компаний и состыковка его с платежным календарем происходит вручную используя инструментарий MS Excel.
  • Распределение внешних платежей по банкам происходит ручным способом, в сжатые сроки, 1С «Банковское обслуживание» (собственная разработка на базе 1С Предприятие 8.0). Используется информация по начальному распределению платежей по кредитующим банкам. Подбор кредитного продукта и расчет процентов также происходит вручную.
  • Распределение внутрифирменных платежей (ВФП), кэш-пуллинг - проводится на основании предоставленных заявок в MS Excel и общих правил перемещения денежных средств между ЮЛ внутри группы компаний. В части займовых отношений (70% ВФП) автоматизировано, оставшаяся часть (товарные отношения) создается и контролируется вручную средствами MS Excel.
  • Все ВФП проводятся в ОДНОМ основном обслуживающем банке, который на текущий момент единственный позволяет проводить внутренние обороты на сумму, превышающую остаток денежных средств по счетам, причем возможно проведение всех платежей ЮЛ без первоначального плюса на его счете, что дает возможность не разбивать большие суммы ВФП на несколько «кругов». Общая сумма ВФП за день может превышать остатки денежных средств по всем счетам в банке.

Проблемы краткосрочного (на месяц) оперативного планирования:

Сложная и трудоёмкая процедура с использованием многочисленных файлов и связей / ссылок между ними. Абсолютно не автономный процесс, а зависит от человеческих ресурсов на 100% . Как следствие – высокий риск ошибок и сложность выявления этих ошибок.

  • Отсутствует возможность четкого управления платежами при заданных условиях
  • Сложности со сбором, обработкой данных, обратной реакции инициатором.
  • Сложная организация контуров и точек контроля.

Проблемы текущего (на день) оперативного планирования и управления платежами:

  • Ручной перенос информации из документов на оплату в платежную систему.
  • Отсутствие автоматизированного планирования по ЮЛ группы компаний и кэш-пуллинга (внутренние платежи) между ними.
  • Ручное планирование банков и перенос платежей между банками Планирование по ЮЛ и по банкам происходит несколькими людьми в ручном режиме по сложным алгоритмам и в условиях жестких временных рамок.
  • Ручное ведение файлов по отслеживанию сальдо взаиморасчетов между ЮЛ группы компаний
  • Риск ошибок и неоптимального распределения платежей из-за высоко объема входящих данных из разных источников (файлы, электронная почта, устная информация, 1С-БО) Оценить поток информации можно даже исходя из следующих показателей компании:

Проблемы:

  • Сложная процедура подготовки оперативного плана движения денежных средств в MS Excel, необходимость пользования дополнительными файлами, данными, ручным вводом, ссылками и пр. ;
  • Абсолютно не автономный процесс, а зависит от человеческих ресурсов на 100% . Как следствие – высокий риск ошибок и сложность выявления этих ошибок.
  • Несопоставимость системы оперпланирования с управленческим учетом (ФАКТ ОП –ФАКТ УУ).
  • Невозможность совместной работы с файлами оперативного плана движения денежных средств нескольким пользователям
  • Необходимость отслеживания новых ЦБО, марок, сотрудников и т.д.
  • Зависания и крайне медленная работа в MS Excel, сбои, необъяснимые ошибки. Высокий риск потери данных. Обязанность по резервированию данных возложена на пользователя оперативного плана движения денежных средств – дополнительные трудозатраты.
  • Трудоемкая подготовка отчетов на основе оперативного плана движения денежных средств
  • Значительные трудозатраты для создания новых отчетов для анализа на основе оперативного плана движения денежных средств
  • Невозможность анализа накопленного массива данных на периодах больше года. Сложность моделирования .
  • Полностью отсутствует договорной, бюджетный контроль.
  • Отсутствует возможность четкого управления платежами при заданных условиях. 


Версии БИТ.ФИНАНС

Подберите версию БИТ.ФИНАНС по бизнес процессам которые нужно автоматизировать

БИТ.ФИНАНС/Стандарт

  • Платежный календарь.
  • Расчет остатков по счетам.
  • Согласование заявок на оплату.
  • История согласования заявок.
  • План-фактный анализ БДДС.
Цена 50 000 руб.
Бесплатная консультация и тест-драйв
Заказать тест-драйв

БИТ.ФИНАНС/ПРОФ

  • Автоматизация бюджетирования на базе 1С.
  • Формирование БДДС, БДР, ББЛ, операционных бюджетов.
  • Создание реальных прогнозов финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Расчеты по произвольным пользовательским алгоритмам.
  • Контроль исполнения бюджетов.
  • Анализ для внесения корректирующих действий и быстрого принятия управленческих решений.
  • Мобильное приложение.
Цена 150 000 руб.
Бесплатная консультация и тест-драйв
Заказать тест-драйв

БИТ.ФИНАНС/Управленческий учет

  • Управленческий баланс
  • Бюджетирование
  • Контроль и согласование платежей
  • Отчетность для собственника/инвестора (МСФО)
  • Контроль договорной деятельности компании
  • Панель KPI.
  • Мобильное приложение.
Цена 350 000 руб.
Бесплатная консультация и тест-драйв
Заказать тест-драйв

БИТ.ФИНАНС/Холдинг

  • Бюджетирование по центрам финансовой ответственности.
  • Централизованное управление платежами.
  • Централизованное управление закупками (МТО).
  • Контроль договорной деятельности компании.
  • Управление нормативно справочной информацией (НСИ).
  • Внутригрупповые обороты и консолидированная отчетность.
  • Управление корпоративными налогами.
  • МФСО и управленческая отчетность.
  • Мобильное приложение.
Цена 500 000 руб.
Бесплатная консультация и тест-драйв
Заказать тест-драйв

БИТ.ФИНАНС для 1С:Управление торговлей 8

  • Решение «БИТ.ФИНАНС для 1С:Управление торговлей 8» предназначено для автоматизации управленческого учета торговых компаний, и позволяет в комплексе решать задачи оперативного и финансового учета, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.
Цена 350 000 руб.
Бесплатная консультация и тест-драйв
Заказать тест-драйв

БИТ.ФИНАНС/МСФО

  • Автоматизация учета и формирования отчетности согласно международным стандартам финансовой отчетности на базе 1С.
  • БИТ.ФИНАНС.МСФО интегрируется во все популярные решения 1С и позволяет на 70% сократить время на подготовку отчетности по МСФО.
Цена 185 000 руб.
Бесплатная консультация и тест-драйв
Заказать тест-драйв