БИТ.ФИНАНС используют более 3 500 компаний.
Первый БИТ автоматизировал финансовые
процессы и документооборот с помощью
БИТ.ФИНАНС в футбольном клубе «Спартак»
Российский футбольный клуб из Москвы, один из самых популярных
футбольных клубов страны, 12-кратный чемпион СССР, 10-кратный чемпион России, 10-кратный обладатель Кубка
СССР, 3-кратный обладатель Кубка России, 6-кратный обладатель Кубка Содружества , полуфиналист трёх главных
клубных европейских турниров (Кубка чемпионов, Кубка обладателей кубков и Кубка УЕФА).
Отказаться от бумажного
документооборота
в пользу электронного.
Сделать максимально прозрачной систему, в которой каждый инициатор сможет сам отслеживать продвижение своих заявок по алгоритму визирования.
Автоматизировать формирование отчетов, чтобы минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором.
Усилить контроль соблюдения
бюджетных лимитов.
Систематизирована, ускорена и упрощена работа с заявками. У сотрудников финансового департамента освободилось время, которое раньше приходилось на организацию логистики заявок между подписантами и на согласование спорных обращений.
Появился механизм, страхующий бюджет от чрезмерных расходов. Инициатор технически не может создать заявку, если у него в бюджете не хватает средств. Но есть механизм, позволяющий произвести оплату за счет другой статьи или сверх бюджета после согласования финансовым директором.
Отчеты формируются автоматически. Кроме того, у инициатора есть возможность посмотреть отчет по своему ЦФО и спланировать дальнейшие расходы.
Появилась возможность искать и просматривать в единой системе все отсканированные документы компании. Сокращены траты на бумагу и расходные материалы для принтеров, а также отпала необходимость хранить большой объем бумажных архивов.
Компания «Первый БИТ» победила в тендере на реализацию проекта автоматизации финансовых процессов
и документооборота группы компаний. Также Первый БИТ и ФК Спартак-Москва связывает длительное сотрудничество.
Задачи автоматизации были обусловлены следующей ситуацией. До начала проекта инициатор платежа
не мог определить, на каком этапе визирования находится его заявка. Процедура контроля проводилась в Excel
и лишь информировала ответственных сотрудников о превышении бюджета, но технически не блокировала платеж.
Отчеты формировались в Excel с помощью сводных таблиц и макросов. Заявки составлялись
в бумажном виде, и к ним прикладывались копии документов.
В ходе проекта была внедрена система «Казначейство», которая позволила решить стоящие перед бизнесом
задачи за счет следующих возможностей системы:
– был использован механизм оповещений, чтобы информировать инициаторов о ключевых статусах
заявок и о поставленных им задачах.
– были загружены данные утвержденного бюджета и включена автоматическая проверка
создаваемых заявок на соответствие бюджету.
Перед нами стояла задача оптимизировать процесс согласования и осуществления платежей в рамках компаний Группы. Внедрение системы «Казначейство» позволило отказаться от бумажного документооборота, сделать прозрачным процесс согласования платежей, усовершенствовать процедуру бюджетного контроля и автоматизировать подготовку отчетов о движении денежных средств. Хотелось бы отметить, что в процессе реализации такого рода проектов необходима согласованная работа не только финансового департамента и специалистов компании, занимающейся внедрением, но и ИТ-департамента. Также необходимо предусмотреть обучение всех сотрудников, которым предстоит работать с системой.
начальник отдела внутреннего аудита
и задайте ему вопросы лично!
друзьям: